Tout òganizasyon yo ta dwe okouran de sekirite done ak dechire dosye. Si w pa pwoteje pwòp done sansib ou yo ak done kliyan ou yo ka gen gwo enplikasyon finansye pou biznis prive, petèt menm fòse yo fèmen. Men, minisipalite yo dwe peye atansyon sou tout eleman nan sekirite done, soti nan dechikasyon dosye ak sekirite cybersecurity.
Pèmèt vyolasyon se pa yon opsyon pou vil oswa minisipalite oswa lòt òganizasyon minisipal. Dosye yo genyen yon pakèt done prive sou rezidan prive yo, anplwaye minisipal yo ak biznis zòn yo ke yo oblije pwoteje. Nimewo Sekirite Sosyal, done pwopriyete ak taks, dosye vòt, ak enfòmasyon ki fè respekte lalwa/sekirite piblik se jis kèk nan bagay ki ka an danje. Eksperyans yon vyolasyon done érode konfyans piblik, epi minisipalite yo pa kapab peye enpak finansye a nan yon vyolasyon done lè bidjè yo deja lonje mens.
Pou rann sekirite done yo vin pi difisil, minisipalite yo se sib popilè pou sibèrkriminèl ak vòlè done. (An 2019, chèchè Barracuda te etidye plizyè santèn atak ransomware epi yo te jwenn ke de tyè nan yo te vize òganizasyon gouvènman an.) Paske vòlè yo konnen yo se yon sous rich nan done ki gen anpil valè, minisipalite yo dwe reponn a atak. pi wo estanda. Sekirite done - ki gen ladan dechire dosye.
Minisipalite yo, kraze dokiman ak lwa
Konpayi prive yo ka gen kèk espas pou fè fas ak dechikasyon dokiman sansib, men òganizasyon gouvènman yo dwe opere ak konfòmite nan tèt ou. Sèten lwa eta, lokal, ak endistri espesifik gouvène fason done sansib yo trete ak detwi. Kondisyon legal espesifik pou sekirite done pou òganizasyon minisipal yo depann sou kote yo ak kalite egzak done yo genyen. (Pa egzanp, nenpòt antite ki gen dosye ki genyen enfòmasyon sante pwoteje dwe konfòme yo ak règleman sou enfòmasyon prive HIPAA pou pwoteje PHI.)
Kòm lwa sekirite done yo toujou ap evolye, lidè vil yo ta dwe konsilte konsèy legal yo sou nenpòt pwoblèm espesifik konfòmite. Nan ka ta gen yon evantyèl odit oswa vyolasyon, w ap bezwen yon règleman alekri destriksyon done ki adrese destriksyon done epi ki te revize, se sa ki, nenpòt òganizasyon ki itilize yon apwòch bon sans pou dokimante detwiksyon ak destriksyon done - tankou lè l sèvi avèk A. bon repitasyon detwiksyon sèvis pou detwi nenpòt fichye sansib ak dechire disques di, olye ke yo jete materyèl sa yo nan fatra a - ka deja an konfòmite ak nenpòt lwa sekirite done ki enpòtan.
Pi bon pratik pou minisipalite yo pou kraze dokiman yo
Lè lidè vil yo konsidere estrateji pou pwoteje done sansib yo, swiv meyè pratik dechire dosye sa yo se yon bon kote pou kòmanse.
Pran avantaj de sèvis dechire regilye ak sou demann. Minisipalite yo ta dwe pran randevou regilye atravè yon sèvis dechire dokiman yo. Biznis pa janm sispann, se konsa dosye sansib (plis demode kondui difisil ak lòt materyèl kase) ap kontinye akimile. Orè sèvis woutin yo ekonomize tan pou administratè ki jere founisè yo. Sepandan, pafwa tann pou pwochen ranmasaj pwograme a vle di sakrifye espas depo pou bwat ak bwat dokiman demode. Epitou, pi long dokiman sansib yo kenbe nan biwo a, se pi gwo chans pou yon moun pral jwenn aksè san otorizasyon nan yo. Sèvi ak sèvis sou demann lan pou byen vit jere nenpòt bezwen ijan dechikasyon dosye ki parèt.
Kowòdone detwiksyon dosye atravè sit minisipal yo. Asire w ke yo swiv pwosedi detwiksyon dokiman yo nan tout òganizasyon minisipal la. Chak biwo ak/oswa bilding ta dwe gen pwòp moun ki responsab pou sipèvize detwiksyon dokiman yo ak bon destriksyon done yo.
Ekri aktivite kraze w yo. Li enpòtan pou minisipalite yo kenbe bon dosye sou tout aktivite destriksyon done yo. Si ou te janm fè yon odit sekirite done, oswa si yon rezidan oswa yon antite te janm fè eksperyans yon vyolasyon done epi li te eseye pwouve ke dosye minisipal yo se sous la, ou pral vle pou kapab demontre ke tout done minisipal yo jere epi detwi an sekirite. . Premyèman, asire w ke ou ka demontre "chèn gad" lè w sèvi ak yon sèvis dechikasyon dokiman sètifye NAID "AAA" pou transpòte dokiman, kondui yo, ak lòt materyèl dechike dirèkteman nan lokal ou a nan etablisman dechikasyon yo. Lè sa a, fè aranjman pou yon reprezantan òganizasyon w lan temwen materyèl minisipal la ap dechire. Finalman, jwenn yon sètifika destriksyon ki detaye sa ou te kraze ak pwosedi ou te swiv yo.
Kraze manyèl fòmasyon, badj aksè, ak lòt materyèl pou anplwaye sèlman. Nenpòt bagay moun ki andeyò ka itilize pou jwenn aksè nan lokal minisipal yo oswa pou jwenn enfòmasyon prive sou pwosedi ijans oswa bilding minisipal yo reprezante yon risk sekirite. Toujou rache atik sa yo olye pou yo resikle yo.
Konsidere dokiman yo dechire bezwen rezidan yo. Lè w ap nan biznis la nan bay yon sèvis piblik, òganize yon evènman dechire dosye se jis yon fason fasil satisfè yon bezwen komen. Tout moun nan kominote a ta dwe gen yon fason pou pwoteje done sansib yo, se pa tout moun ki gen aksè a yon shredder. Akomodasyon yon evènman dechikasyon pèmèt rezidan yo kondwi epi depoze materyèl yo nan kamyon ki an sekirite dechikasyon.
Northeastern Data Destruction ladan l li dedike pou satisfè bezwen divès òganizasyon, ki gen ladan minisipalite yo, pou detwiksyon dokiman yo. Estanda sekirite sevè nou yo, sètifikasyon yo ak dosye siksè long nou yo vle di kliyan yo konnen yo ka fè nou konfyans pou okipe bezwen yo detwi dokiman sansib yo. Kontakte mwen jodi a!